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Eine PDF ist keine E-Rechnung. E-Rechnungs-Pflicht für Vereine.

Ab 2025 tritt die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung in Kraft. Unternehmen müssen ihre Prozesse entsprechend anpassen. Diese Umstellung bringt viele Herausforderungen mit sich, insbesondere im Bereich der Dokumentenverwaltung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Hier kommt das DOCBOX-Dokumentenmanagement-System ins Spiel, das Ihnen dabei hilft, diese Anforderungen problemlos zu erfüllen.

Mit der DOCBOX® erhalten Sie eine leistungsfähige Software, mit der Sie in wenigen Schritten sowohl Ihr Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt die rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.

Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Dafür kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Frage. Die Übergabe der Datei auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick) erfüllt nicht die Voraussetzungen der Übermittlung in elektronischer Form.

Wann ist eine E-Rechnung Pflicht?

Eine Rechnung muss künftig zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder eine andere juristische Person berechnet wird und sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Die Unternehmereigenschaft steht bei Vereinen grundsätzlich nicht in Frage. Ausgenommen ist der nur ideelle (nichtunternehmerische) Bereich. Es genügt für die Unternehmereigenschaft, dass sie Einnahmen im Rahmen eines Leistungsaustauschs erzielen.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gelten,

  • wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist,
  • bei Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro,
  • wenn Rechnungsempfänger oder Ersteller nicht im Inland ansässig sind.

Annahme der E-Rechnung wird ab 2025 verpflichtend

Auch wenn Vereine wegen der o.g. Ausnahmen selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, müssen sie ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, sie zu empfangen und zu verarbeiten. Sie müssen also die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schaffen. Das bedeutete insbesondere, dass sie über eine Software verfügen müssen, mit der sie die Rechnungen lesen und damit prüfen können, auch wenn sie sie nicht digital weiterverarbeiten.

Die Rechnung muss zwar in einem elektronischen strukturierten Format erstellt, übermittelt und von beiden Vertragspartnern auch elektronisch archiviert werden. Es ist aber derzeit nicht erforderlich, dass die E-Rechnung beim Rechnungsempfänger auch (medienbruchfrei) elektronisch verarbeitet wird. Sie muss aber weiter elektronisch verarbeitbar und von der Finanzverwaltung auswertbar sein.

Wird ein Umsatz sowohl für den unternehmerischen als auch für den nichtunternehmerischen Bereich einer juristischen Person ausgeführt, geht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung vor. Das betrifft insbesondere auch Vereine und gemeinnützige Vereine mit einem wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen (ideellen) Bereich.

E-Rechnungen auch bei Kleinunternehmern

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nicht von der E-Rechnungspflicht befreit – also auch dann nicht, wenn sie auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Die E-Rechnungspflicht gilt auch, wenn der Unternehmer ausschließlich steuerfreie Umsätze (z.B. als Vermieter einer Wohnung) ausführt.

 Was ist eine E-Rechnung?

  • Die E-Rechnung ist ein maschinell lesbares Rechnungsformat, meist in Form einer XML-Datei
  • Für die Erzeugung, das Auslesen und die Verarbeitung ist eine
    Software nötig
  • Buchhaltungsprogramme können sie direkt einlesen
DOCBOX GOBD-konform

DOCBOX®: Ihre Lösung für die E-Rechnungs-Pflicht.

  • Pflicht ab 2025: E-Rechnung wird für Unternehmen verbindlich
  • Digitale Rechnungen: Ersatz von Papierrechnungen durch elektronische Formate
  • Gesetzliche Vorgaben: Einhaltung spezifischer Vorschriften und Standards
  • Revisionssicherheit: Pflicht zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen
  • Automatisierung: Elektronische Rechnungsverarbeitung und -übermittlung
  • Aufbewahrungspflichten: Langfristige, sichere Speicherung der E-Rechnungen
  • Datenschutz: Sicherstellung des Schutzes sensibler Finanzdaten
  • Vereinheitlichung: Standardisierte Rechnungsprozesse zur Effizienzsteigerung
  • Gültige Formate: ZUGFeRD, XRechnung und andere standardisierte Formate
DOCBOX GOBD-konform

Handhabung der E-Rechnungs-Pflicht.

Vereine dürfen auch E-Rechnungen nicht einfach löschen – auch dann nicht, wenn sie die Rechnungen vorher ausgedruckt und aufbewahrt haben. Sie müssen die Originalrechnung, also die E-Rechnung selbst, zehn Jahre lang aufbewahren. Der Ausdruck ist nur eine Kopie.

DOCBOX GOBD-konform

Aktuelle gesetzliche Situation:

heute

Papierrechnungen haben Vorrang, jedoch sind auch andere Formate wie beispielsweise PDF zulässig. Es ist sinnvoll, sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.

 

2025 br2

Alle Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze zu empfangen; der Versand ist ebenfalls möglich.

Zukunftige gesetzliche Situation:

2027

 

Unternehmen im B2B-Bereich, die einen Umsatz von über 800.000 Euro erzielen, sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.

 

 

Ab hier gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen.

Wie unterstützt Sie zukünftig die DOCBOX® beim Empfang von E-Rechnungen?

Automatisches Abrufen

Automatischer Abruf:

E-Rechnungen werden automatisch von einer zentralen E-Mail-Adresse, z.B. e-rechnung@firma.de durch die DOCBOX® abgerufen

Visualisiert:

XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen werden visualisiert für den Anwender aufbereitet

workflows

Finanzbuchhaltung:

Weitergabe an  Ihr Finanzbuchhaltungs-Programm möglich (z. B. DATEV, Addison und viele andere).

Archivierung:

Automatische und revisionssichere Archivierung bedeutet wenig Aufwand und maximale Sicherheit

Digitale Workflows:

Unterstützung von digitalen Workflows wie Freigabeprozessen, regelbasierter Weiterleitung etc.

Jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente:

Schnell und einfach wiederfinden danke automatischer Klassifizierung und Verschlagwortung

Darstellung als META-Daten:

Strukturierte Daten werden als META-Daten dargestellt

Hosting nach Ihren Wünschen:

Unterstützung von DOCBOX Inhouse und Cloud

Was bietet Ihnen die DOCBOX® außerdem?

Effiziente Verwaltung und Archivierung von E-Rechnungen

Mit DOCBOX® können Sie Ihre E-Rechnungen nicht nur einfach und sicher empfangen, sondern auch automatisch erfassen und archivieren. Das System unterstützt verschiedene Formate, wie ZUGFeRD und XRechnung, und gewährleistet so, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dank der automatischen Klassifizierung und Verschlagwortung werden alle Rechnungen übersichtlich und strukturiert abgelegt. So haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente und können diese bei Bedarf schnell und einfach wiederfinden.

Effiziente Verwaltung und Archivierung von E-Rechnungen

Mit DOCBOX® können Sie Ihre E-Rechnungen nicht nur einfach und sicher empfangen, sondern auch automatisch erfassen und archivieren. Das System unterstützt verschiedene Formate, wie ZUGFeRD und XRechnung, und gewährleistet so, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dank der automatischen Klassifizierung und Verschlagwortung werden alle Rechnungen übersichtlich und strukturiert abgelegt. So haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente und können diese bei Bedarf schnell und einfach wiederfinden.

Kosteneinsparungen und Nachhaltigkeit

Die Umstellung auf E-Rechnungen mit DOCBOX® spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Der Wegfall von Papier und die Reduzierung manueller Prozesse führen zu erheblichen Einsparungen. Zudem leisten Sie einen Beitrag zur Nachhaltigkeit, indem Sie den Papierverbrauch reduzieren und Ihre CO₂-Bilanz verbessern.

Revisionssicherheit und Compliance

Die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung geht Hand in Hand mit strengen Aufbewahrungspflichten und Compliance-Vorgaben. DOCBOX® sorgt dafür, dass Ihre E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden und alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Das System protokolliert alle Änderungen und Zugriffe, sodass Sie jederzeit eine lückenlose Dokumentation vorweisen können.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Egal ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großer Konzern sind – DOCBOX® wächst mit Ihren Anforderungen. Das System ist flexibel und skalierbar und passt sich Ihrem Geschäftsmodell und Ihren individuellen Bedürfnissen an. So bleiben Sie auch in Zukunft wettbewerbsfähig und können sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihr Kerngeschäft.

Nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme

DOCBOX® lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren. Dadurch wird der gesamte Prozess – vom Rechnungseingang über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung – automatisiert und effizient gestaltet. Manuelle Fehler werden minimiert, und Ihre Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

Unterstützung und Schulung

Neben der Implementierung bietet DOCBOX® umfassende Unterstützung und Schulungen für Ihre Mitarbeiter an. So stellen wir sicher, dass Sie das volle Potenzial des Systems ausschöpfen und die Umstellung auf die E-Rechnung reibungslos gelingt.

DOCBOX schützt Sie vor:

Rechtlichen Konsequenzen

Ihre Dokumente sind revisionssicher und rechtskonform gespeichert. Alle Veränderungen werden dokumentiert.

Diebstahl

Nur die berechtigten Benutzer sehen Ihre Dokumente. Niemand anderes hat Zugriff darauf wie beispielsweise bei klassischen Aktenordnern.

Feuer und anderweitige Vernichtung

Ihrer Dokumente: In der Cloud sind Ihre Daten jederzeit absolut sicher.

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