DOCBOX® vs. DATEV: Das kann DOCBOX®.
DATEV ist stark in der Buchhaltung, aber kein vollwertiges Dokumentenmanagement-System (DMS). DATEV allein reicht nicht aus, um alle geschäftsrelevanten Dokumente rechtskonform zu archivieren. So lassen sich beispielsweise technische Dokumentationen, Konstruktionspläne, Abnahmedokumente und vieles mehr darin nicht revisionssicher verwalten.
DOCBOX® schließt diese Lücke – für eine sichere, digitale Dokumentenverwaltung über die Buchhaltung hinaus.
DOCBOX® bietet entscheidende Funktionen:
- Alle Dokumente verwalten: Während DATEV sich auf Buchhaltungsbelege konzentriert, archiviert DOCBOX® Verträge, Personalakten, betriebsinterne & rechtliche Dokumente.
- Komfortable automatische Ablage von E-Mails und / oder E-Mail-Anhängen direkt in die DOCBOX®
- E-Mail-Archivierung: E-Mail-Archivierung dient der Erfüllung rechtlicher Anforderungen.
- E-Mail-Archivierung sorgt für mehr Sicherheit und Schutz vor E-Mail Datenverlust.
- E-Mail-Archivierung dient als Schutz vor Überlastung des E-Mail-Servers.
- E-Mail-Archivierung ist ein wirksamer Schutz gegen Manipulation.
- Automatische Workflows: DOCBOX® bietet digitale Freigabeprozesse, Dokumentenlenkung und Wiedervorlagen.
- Volltextsuche & OCR: In DOCBOX® finden Sie Dokumente blitzschnell dank intelligenter Texterkennung. DATEV ist hier eingeschränkt.
- Standortunabhängiger Zugriff: DOCBOX® ermöglicht sicheres Arbeiten von überall – DATEV ist primär für Steuerberater & Kanzleien optimiert.
- Ausgefeiltes Zugriffs- und Rechtesystem
E-Mail-Archivierung
Zur Archivierung von E-Mails können Sie sowohl über iMap als auch mithilfe des Microsoft Exchange Servers spezifische Regeln einrichten, um die Übertragung Ihrer Nachrichten in die DOCBOX® zu automatisieren. Sobald die E-Mails dort als Kopie gesichert sind, lassen sie sich gezielt in entsprechende Ordner – etwa für Rechnungen – sortieren. Durch die integrierte OCR-Texterkennung haben Sie anschließend die Möglichkeit, Inhalte aus dem E-Mail-Text, Betreff, Anhängen sowie aus potenziellen Antwort-E-Mails nach bestimmten Begriffen zu durchsuchen und schnell wiederzufinden.
Die Archivierung erfolgt dabei GoBD-konform und erfüllt alle Anforderungen an eine revisionssichere Aufbewahrung von E-Mails.
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