E-Rechnungs-Pflicht umsetzen.
Seit 2025 ist die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung in Kraft. Unternehmen müssen ihre Prozesse entsprechend anpassen. Diese Umstellung bringt viele Herausforderungen mit sich, insbesondere im Bereich der Dokumentenverwaltung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Hier kommen die Softwarelösungen von CRMADDON ins Spiel, die Ihnen dabei helfen, diese Anforderungen problemlos zu erfüllen.
Von CRMADDON erhalten Sie leistungsfähige Software, mit der Sie in wenigen Schritten sowohl Ihr Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen und einfach wieder aufrufen. So werden die rechtlichen Vorgaben in Deutschland und darüber hinaus auch internationale Standards erfüllt.
1. Risiken bei Nichtverwendung von E-Rechnungen
- Umsatzsteuerabzug gefährdet:
Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, können vom Finanzamt abgelehnt werden. - Zahlungsverzögerungen:
Auftraggeber akzeptieren keine Rechnungen außerhalb der vorgeschriebenen Formate. - Rechtliche und finanzielle Folgen:
Vertragsstrafen, Bußgelder oder Ausschluss von Aufträgen können die Konsequenz sein. - Wettbewerbsnachteile:
Veraltete Prozesse bremsen Ihre Effizienz und Ihre Professionalität.
2. Häufig gestellte Fragen – FAQ
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein digitales Dokument, das die bisherige Papierrechnung ersetzt. Sie ist in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das maschinenlesbar ist und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung gängige Formate.
Für wen gilt die Pflicht zur E-Rechnung?
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle inländischen Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind, unabhängig von ihrer Größe. Auch kleine und mittlere Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und versenden können.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungs-Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen – Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen. Auch Rechnungen ins oder aus dem Ausland fallen nicht unter die Pflicht. Zudem sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrkarten sowie Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG, darunter Gesundheits- und Sozialleistungen, von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?
Da es sich um ein elektronisches Rechnungsformat handelt, muss auch der Empfang von E-Rechnungen elektronisch erfolgen.
Tipp: Richten Sie ein zentrales E-Mail-Postfach ein, z.B. e-rechnung@firma.de und informieren Sie Ihre Lieferanten, dass Rechnungen künftig an diese Adresse gesendet werden sollen.
Wie kann ich eine E-Rechnung versenden?
Da es sich um ein elektronisches Format handelt, muss der Versand ebenfalls elektronisch erfolgen, beispielsweise per E-Mail. Unsere Lösungen bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten für den Versand. Beispielsweise über das DOCBOX-Dokumentenmanagement-System, der Rechnungssoftware Easybill (mit Act! CRM kombinierbar) oder die Erweiterung OPPORTUNITY|EXTENDED für Act! CRM. Gerne beraten wir Sie hierzu
Kann eine E-Rechnung visualisiert bzw. ausgedruckt werden?
Mit der DOCBOX werden XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen visualisiert für den Anwender aufbereitet. Auch ein Ausdruck ist selbstverständlich möglich.
Welche Unterschiede gibt es in den E-Rechnungs-Formaten?
Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponenten. Da die XRechnung kein Bild der Rechnung enthält, müssen die Inhalte für den Anwender visualisiert werden. Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x besteht aus der Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei.
Warum ist eine PDF keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung?
Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig alle Rechnungen, die keine strukturierte Daten enthalten Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die als reine Bilddateien (PDF, TIFF, JPG etc. übermittelt werden).
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine rein bildlich dargestellte Rechnung, die keine strukturierte Daten enthält und daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
Auf welchen rechtlichen Grundlagen basiert die E-Rechnungs-Pflicht?
EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verlangt die Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und definiert technische Standards (EN 16931).
E-Rechnungs-Gesetz (2017) und E-Rechnungs-Verordnung (2018): Umsetzung der EU-Vorgaben in nationales Recht, mit Anforderungen an Formate (z. B. XRechnung).
Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG): Regelt die Anforderungen an elektronische Rechnungen im Steuerrecht.
Technische Standards wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützen die Umsetzung.
Welche Risiken bestehen bei Nichtverwendung der E-Rechnung?
Rechtliche Folgen: Ablehnung der Rechnung, Vertragsstrafen oder Bußgelder.
Zahlungsverzug: Rechnungen ohne korrektes Format werden nicht bearbeitet.
Geschäftsverlust: Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen oder Vertrauensverlust.
Zusatzkosten: Höherer Aufwand für Nachbesserungen und ineffiziente Prozesse.
Wettbewerbsnachteile: Unternehmen wirken weniger modern und professionell.
Die Einhaltung sichert Zahlungen, Reputation und Rechtskonformität.
3. Wie unterstützen unsere Lösungen beim Thema E-Rechnungen?
3. Wie unterstützen unsere Lösungen beim Thema E-Rechnungen?
Automatischer Abruf:
E-Rechnungen werden automatisch von einer zentralen E-Mail-Adresse, z.B. e-rechnung@firma.de durch die DOCBOX® abgerufen
Visualisiert:
XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen werden visualisiert für den Anwender aufbereitet
Finanzbuchhaltung:
Weitergabe an Ihr Finanzbuchhaltungs-Programm möglich (z. B. DATEV, Addison und viele andere).
Archivierung:
Automatische und revisionssichere Archivierung bedeutet wenig Aufwand und maximale Sicherheit
Digitale Workflows:
Unterstützung von digitalen Workflows wie Freigabeprozessen, regelbasierter Weiterleitung etc.
Jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente:
Schnell und einfach wiederfinden danke automatischer Klassifizierung und Verschlagwortung
Darstellung als META-Daten:
Strukturierte Daten werden als META-Daten dargestellt
Hosting nach Ihren Wünschen:
Unterstützung von DOCBOX Inhouse und Cloud
Was bietet wir Ihnen außerdem?
Effiziente Verwaltung und Archivierung von E-Rechnungen
Mit DOCBOX® können Sie Ihre E-Rechnungen nicht nur einfach und sicher empfangen, sondern auch automatisch erfassen und archivieren. Das System unterstützt verschiedene Formate, wie ZUGFeRD und XRechnung, und gewährleistet so, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dank der automatischen Klassifizierung und Verschlagwortung werden alle Rechnungen übersichtlich und strukturiert abgelegt. So haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente und können diese bei Bedarf schnell und einfach wiederfinden.
Effiziente Verwaltung und Archivierung von E-Rechnungen
Mit DOCBOX® können Sie Ihre E-Rechnungen nicht nur einfach und sicher empfangen, sondern auch automatisch erfassen und archivieren. Das System unterstützt verschiedene Formate, wie ZUGFeRD und XRechnung, und gewährleistet so, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dank der automatischen Klassifizierung und Verschlagwortung werden alle Rechnungen übersichtlich und strukturiert abgelegt. So haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente und können diese bei Bedarf schnell und einfach wiederfinden.
Kosteneinsparungen und Nachhaltigkeit
Die Umstellung auf E-Rechnungen mit DOCBOX® spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Der Wegfall von Papier und die Reduzierung manueller Prozesse führen zu erheblichen Einsparungen. Zudem leisten Sie einen Beitrag zur Nachhaltigkeit, indem Sie den Papierverbrauch reduzieren und Ihre CO₂-Bilanz verbessern.
Revisionssicherheit und Compliance
Die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung geht Hand in Hand mit strengen Aufbewahrungspflichten und Compliance-Vorgaben. DOCBOX® sorgt dafür, dass Ihre E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden und alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Das System protokolliert alle Änderungen und Zugriffe, sodass Sie jederzeit eine lückenlose Dokumentation vorweisen können.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Egal ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großer Konzern sind – DOCBOX® wächst mit Ihren Anforderungen. Das System ist flexibel und skalierbar und passt sich Ihrem Geschäftsmodell und Ihren individuellen Bedürfnissen an. So bleiben Sie auch in Zukunft wettbewerbsfähig und können sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihr Kerngeschäft.
Nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme
DOCBOX® lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren. Dadurch wird der gesamte Prozess – vom Rechnungseingang über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung – automatisiert und effizient gestaltet. Manuelle Fehler werden minimiert, und Ihre Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
Unterstützung und Schulung
Neben der Implementierung bietet DOCBOX® umfassende Unterstützung und Schulungen für Ihre Mitarbeiter an. So stellen wir sicher, dass Sie das volle Potenzial des Systems ausschöpfen und die Umstellung auf die E-Rechnung reibungslos gelingt.
4. Gesetzliche Situation
Alle Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze zu empfangen; der Versand ist ebenfalls möglich.
Zukunftige gesetzliche Situation:
Unternehmen im B2B-Bereich, die einen Umsatz von über 800.000 Euro erzielen, sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
Ab hier gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen.
5. Sie haben noch Fragen? Wir beraten Sie gerne.
Kontaktformular
Wir stehen Ihnen jederzeit für eine erste Auskunft, eine umfassende Beratung und konkrete Fragen in Anwendung, Technik und Service zur Verfügung. Wir freuen uns auf Sie!