Rechtssichere Archivierung – so bleiben Ihre Dokumente wirklich sicher!
Jeder spricht von rechtssicher. Was ist das eigentlich? Im folgenden wird es erklärt.
Vorsicht, Dokumenten-Chaos!
Wer Rechnungen, Verträge oder Mails nicht ordentlich speichert, riskiert nicht nur Ärger mit dem Finanzamt. Es drohen hohe Strafen! Aber was bedeutet „rechtssicher archivieren“ überhaupt?
Die Regeln sind klar:
Alles, was geschäftlich wichtig ist – von der Rechnung bis zur E-Mail – muss vollständig, unverändert, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden. Und zwar mindestens 6 bis 10 Jahre!
Das ursprüngliche Format muss dabei beibehalten werden.
Achtung!
Dateien auf Festplatten, USB-Sticks, in die Cloud hochzuladen oder gar auszudrucken, ist nicht rechtssicher. E-Mails in Outlook zu speichern ist ebenso nicht rechtssicher.
So geht’s richtig:
Kein wildes Umbenennen oder Löschen möglich
Alles muss fälschungssicher gespeichert werden
Zugriffe müssen kontrollierbar sein
- Das ursprünglich Dokument muss erhalten bleiben > intetner: erhalten, lesbares format – schauen wie genau, vollständig, also alle geschäftsrelevanten dokumente erhalten bleiben
- Am besten: mit einem zertifizierten Archivsystem wie der DOCBOX®
Warum das Ganze?
Weil’s das Gesetz will! Steuerprüfer und Richter verlassen sich auf saubere Unterlagen. Wer sich nicht an das Gesetz hält, zahlt drauf.
Zeit und Aufwand sparen – Nerven schonen.
Zugriff von überall, auch gleichzeitiger Zugriff mehrerer Mitarbeiter auf einmal möglich
Dokumentensuche so einfach wie eine Google-Suche
So läuft’s in der Praxis – ein Beispiel aus dem Unternehmen
Firma Müller & Söhne GmbH – von der staubigen Archivierung in die Neuzeit!
Früher:
Rechnungen flattern per Mail rein, werden ausgedruckt, per Hand abgeheftet – oder irgendwo auf dem Server gespeichert. Manche verschwinden im Nirwana. Chaos pur.
Heute – mit rechtssicherer Archivierung:
- Rechnung kommt per Mail.
- DOCBOX® übernimmt automatisch.
- Die Datei wird unveränderbar abgespeichert – wie ein versiegelter Umschlag.
- Automatisierte Weitergabe an Steuerberater.
- Zugriff nur für Berechtigte – Datenschutz inklusive.
- Automatischer Löschvorschlag nach 10 Jahren – Gesetz erfüllt, Speicher frei.
Bonus:
Bei der Steuerprüfung klickt der Chef nur noch: „Alle Rechnungen 2024“ – fertig. Der Prüfer ist begeistert. Keine Nachfragen, kein Stress.
Fazit:
Rechtssichere Archivierung: Kein Papierkrieg, kein Mehraufwand – macht Ihr Business einfacher!
Im Überblick
Revisions-Sicherheit
Vollständig rechtskonforme Ablage Ihrer Dokumente
Revisionssicheres Arbeiten
Unveränderliche Speicherung, digitale Originaldokumente jederzeit abrufbar
GoBD konforme E-Mail-Archivierung
Dokumenten-Verwaltung
Digitale Akte mit Wiederfindungs-Garantie
Effiziente Eingangsverarbeitung: Post, Fax, E-Mail, Web
Wiedervorlagen, Zusatzinformationen für Dokumente
Ordnungsgemäßes Löschen
Zugriff und Workflows
Automatisierte Workflows, Grafischer Workflow-Editor
Standortunabhängiger Zugriff
Umfassende Benutzerrechte
Integrationen und Weitergabe an Steuerberater
Weitere Vorteile:
Erhaltene E-Rechnungen und alle geschäftsrelevanten Dokumente gesetzeskonform ablegen und wiederfinden
Bearbeitungszeiten dank Automatisierung um über 50 % verkürzen
Cloud-Lösung: Keine Installation erforderlich
Häufig gestellte Fragen – FAQ
Was bedeutet revisionssicher?
Inhalte müssen vor nachträglichen Veränderungen geschützt sein. Die GoBD legt fest, welche Anforderungen eine revisionssichere Speicherung erfüllen muss. DOCBOX® erfüllt diese Anforderungen.
Was bedeutet GoBD?
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.
Wer muss revisionssicher ablegen?
Die Pflicht zur revisionssicheren Archivierung betrifft ohne Ausnahme sämtliche Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Sämtliche aufbewahrungspflichtigen Dokumente sind gemäß den Vorgaben der GoBD in einer revisionssicheren Form zu speichern.
Was muss revisionssicher abgelegt werden?
Dokumente mit steuerlicher Relevanz – darunter Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Belege, ein- und ausgehende Rechnungen, geschäftsrelevante E-Mails, Handels- und Geschäftsbriefe, Inventare sowie Jahresabschlüsse – müssen revisionssicher archiviert werden. Dabei sind die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren zwingend zu beachten.
Zusammenfassung
Rechtssichere Dokumentenablage – digitale Archivierung nach GoBD, DSGVO und HGB
Eine rechtssichere Dokumentenablage ist für Unternehmen, Freiberufler und Organisationen jeder Größe unerlässlich. Mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen steigen auch die Anforderungen an die elektronische Archivierung von Dokumenten. Gesetzliche Vorgaben wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sowie das Handelsgesetzbuch (HGB) schreiben klare Regeln für die revisionssichere, manipulationsfreie und nachvollziehbare Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen vor. Eine rechtssichere Dokumentenarchivierung sorgt nicht nur für die Einhaltung dieser Vorschriften, sondern schützt Unternehmen auch vor rechtlichen Risiken, Bußgeldern und Datenverlust.
Moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bieten vielfältige Funktionen, um eine strukturierte, sichere und gesetzeskonforme Ablage zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem automatisierte Workflows, versionierte Dokumentenverläufe, revisionssichere Speichertechnologien, definierte Zugriffsrechte sowie umfassende Protokollierungen. Egal ob Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen, E-Mails oder Steuerdokumente – alle Informationen können digital archiviert und jederzeit schnell wiedergefunden werden. Dabei ist es entscheidend, dass die Daten sowohl vor unbefugtem Zugriff als auch vor ungewolltem Löschen geschützt sind.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der rechtssicheren Dokumentenablage ist die langfristige Verfügbarkeit. Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren oder mehr sind keine Seltenheit. Nur durch den Einsatz professioneller Lösungen lässt sich sicherstellen, dass Dokumente auch über viele Jahre hinweg in einem lesbaren und gesetzeskonformen Format vorliegen. Die Digitalisierung trägt darüber hinaus zur Optimierung interner Prozesse bei: Sie spart Zeit, reduziert Papierkosten und ermöglicht standortunabhängiges Arbeiten – ein klarer Vorteil im Zeitalter von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen.
Unternehmen, die ihre Dokumentenablage rechtssicher gestalten möchten, sollten auf zertifizierte Systeme setzen und bestehende Prozesse regelmäßig prüfen. Die Kombination aus technischer Sicherheit, rechtlicher Konformität und effizienter Organisation bildet die Grundlage für ein zukunftssicheres Dokumentenmanagement. So profitieren Unternehmen nicht nur von Compliance, sondern auch von mehr Transparenz, Effizienz und digitaler Wettbewerbsfähigkeit.
Sie möchten eine Testversion oder haben noch Fragen? Wir beraten Sie gerne.
Kontaktformular
Wir stehen Ihnen jederzeit für eine erste Auskunft, eine umfassende Beratung und konkrete Fragen in Anwendung, Technik und Service zur Verfügung. Wir freuen uns auf Sie!