Das Baukastensystem für E-Rechnungen: Nur zahlen, was Sie brauchen. Empfangen – erstellen – versenden – weiterverarbeiten.
Mit dem innovativen Baukastensystem für E-Rechnungen optimieren Sie Ihre Rechnungsprozesse und mehr.
Das modular aufgebaute System ermöglicht es Ihnen, die Funktionen auszuwählen, die am besten zu Ihren individuellen Anforderungen passen.
Der Grundbaustein:
E-Rechnungen empfangen
- Pflicht ab 1. Januar 2025: Unternehmen und Selbstständige müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Formate: Unterstützung für X-Rechnung und ZUGFeRD.
- Empfangskanäle: Rechnungen per E-Mail, über spezielle Plattformen oder Schnittstellen abrufbar.
- Automatische Verarbeitung: Die Software liest XML-Rechnungen aus und verarbeitet die Daten weiter.
- Lesbarkeit dank visueller Aufbereitung der E-Rechnungen.
Die optionalen Zusatzbausteine:
E-Rechnungen erstellen
- Rechtssichere Rechnungen: Erstellung gemäß den gesetzlichen Vorgaben
- Als Grundlage genügt eine PDF-Rechnung – unabhängig von der Datenquelle (ERP-System, Word etc.).
- Einfache Konvertierung: Automatische Umwandlung in das gewünschte E-Rechnungsformat.
- Flexibilität: Unterstützung verschiedener Rechnungsformate (X-Rechnung, ZUGFeRD).
E-Rechnungen versenden
- Direkter Versand: Über E-Mail oder andere Übertragungswege.
- Konform mit Vorschriften: Einhaltung der neuen gesetzlichen Bestimmungen.
- Automatische Archivierung: Gesetzeskonforme Speicherung der Rechnungen.
E-Rechnungen weiterverarbeiten
- Automatische Datenübernahme: Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
- Fehlerminimierung: Automatische Prüfung auf formale Korrektheit.
- Digitale Archivierung: Gesetzeskonforme Speicherung und einfache Nachverfolgung.
- Workflow-Automatisierung: Direkte Weiterleitung an zuständige Abteilungen oder Freigabeprozesse.
Weitere Vorteile:
Erhaltene E-Rechnungen und alle geschäftsrelevanten Dokumente gesetzeskonform ablegen und wiederfinden
Bearbeitungszeiten dank Automatisierung um über 50 % verkürzen
Cloud-Lösung: Keine Installation erforderlich
Risiken bei Nichtverwendung von E-Rechnungen
- Umsatzsteuerabzug gefährdet:
Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, können vom Finanzamt abgelehnt werden. - Zahlungsverzögerungen:
Auftraggeber akzeptieren keine Rechnungen außerhalb der vorgeschriebenen Formate. - Rechtliche und finanzielle Folgen:
Vertragsstrafen, Bußgelder oder Ausschluss von Aufträgen können die Konsequenz sein. - Wettbewerbsnachteile:
Veraltete Prozesse bremsen Ihre Effizienz und Ihre Professionalität.
Häufig gestellte Fragen – FAQ
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein digitales Dokument, das die bisherige Papierrechnung ersetzt. Sie ist in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das maschinenlesbar ist und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung gängige Formate.
Für wen gilt die Pflicht zur E-Rechnung?
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle inländischen Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind, unabhängig von ihrer Größe. Auch kleine und mittlere Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und versenden können.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungs-Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen – Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen. Auch Rechnungen ins oder aus dem Ausland fallen nicht unter die Pflicht. Zudem sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrkarten sowie Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG, darunter Gesundheits- und Sozialleistungen, von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?
Da es sich um ein elektronisches Rechnungsformat handelt, muss auch der Empfang von E-Rechnungen elektronisch erfolgen.
Tipp: Richten Sie ein zentrales E-Mail-Postfach ein, z.B. e-rechnung@firma.de und informieren Sie Ihre Lieferanten, dass Rechnungen künftig an diese Adresse gesendet werden sollen.
Wie kann ich eine E-Rechnung versenden?
Da es sich um ein elektronisches Format handelt, muss der Versand ebenfalls elektronisch erfolgen, beispielsweise per E-Mail. Unsere Lösungen bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten für den Versand. Beispielsweise über das DOCBOX-Dokumentenmanagement-System, der Rechnungssoftware Easybill (mit Act! CRM kombinierbar) oder die Erweiterung OPPORTUNITY|EXTENDED für Act! CRM. Gerne beraten wir Sie hierzu
Kann eine E-Rechnung visualisiert bzw. ausgedruckt werden?
Mit der DOCBOX werden XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen visualisiert für den Anwender aufbereitet. Auch ein Ausdruck ist selbstverständlich möglich.
Welche Unterschiede gibt es in den E-Rechnungs-Formaten?
Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponenten. Da die XRechnung kein Bild der Rechnung enthält, müssen die Inhalte für den Anwender visualisiert werden. Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x besteht aus der Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei.
Warum ist eine PDF keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung?
Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig alle Rechnungen, die keine strukturierte Daten enthalten Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die als reine Bilddateien (PDF, TIFF, JPG etc. übermittelt werden).
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine rein bildlich dargestellte Rechnung, die keine strukturierte Daten enthält und daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
Auf welchen rechtlichen Grundlagen basiert die E-Rechnungs-Pflicht?
EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verlangt die Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und definiert technische Standards (EN 16931).
E-Rechnungs-Gesetz (2017) und E-Rechnungs-Verordnung (2018): Umsetzung der EU-Vorgaben in nationales Recht, mit Anforderungen an Formate (z. B. XRechnung).
Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG): Regelt die Anforderungen an elektronische Rechnungen im Steuerrecht.
Technische Standards wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützen die Umsetzung.
Welche Risiken bestehen bei Nichtverwendung der E-Rechnung?
Rechtliche Folgen: Ablehnung der Rechnung, Vertragsstrafen oder Bußgelder.
Zahlungsverzug: Rechnungen ohne korrektes Format werden nicht bearbeitet.
Geschäftsverlust: Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen oder Vertrauensverlust.
Zusatzkosten: Höherer Aufwand für Nachbesserungen und ineffiziente Prozesse.
Wettbewerbsnachteile: Unternehmen wirken weniger modern und professionell.
Die Einhaltung sichert Zahlungen, Reputation und Rechtskonformität.
Gesetzliche Situation
Alle Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze zu empfangen; der Versand ist ebenfalls möglich.
Zukunftige gesetzliche Situation:
Unternehmen im B2B-Bereich, die einen Umsatz von über 800.000 Euro erzielen, sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
Ab hier gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen.
Sie möchten eine Testversion oder haben noch Fragen? Wir beraten Sie gerne.
Kontaktformular
Wir stehen Ihnen jederzeit für eine erste Auskunft, eine umfassende Beratung und konkrete Fragen in Anwendung, Technik und Service zur Verfügung. Wir freuen uns auf Sie!